FUENTES LEGALES DEL LIBRO DE REMUNERACIONES ELECTRÓNICO Y SUS OBLIGACIONES ACCESORIAS
- El artículo 62º del Código del Trabajo creo el antiguo “libro auxiliar de remuneraciones”, registro de carácter contable, auxiliar, de aquellos comprendidos en el Sistema Contable a que se refiere el artículo 17° del Código Tributario.
- En relación al Libro de Remuneraciones Electrónico, el Servicio de Impuestos Internos emitió la Resolución Exenta No 29 de 09.03.2021, en la que instruyó que dicho registro debía confeccionarse en los términos y con los requisitos que estableciera la Dirección del Trabajo.
- A fin de regular el Libro de Remuneraciones Electrónico, la Dirección del Trabajo dictó los siguientes actos administrativos, Dictamen No 877/6 de 10.03.2021 en que fijo las características principales del LRE y sus condiciones durante el período de adopción voluntaria y, posteriormente con fecha 11.03.2021 la Resolución Exenta No 285 que contiene el “Suplemento Libro de Remuneraciones Electrónico”, cuyo objetivo es fijar el contenido del registro contable, el que contempla un sistema estandarizado de los conceptos que deben ser declarados mensualmente por los empleadores.
- El Reglamento contenido en el Decreto Supremo No 37 de 28.10.2021 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, en concordancia con el nuevo artículo 515º del Código del Trabajo, incorporó al Libro de Remuneraciones Electrónico, entre aquella información que debe registrarse en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo, estando obligados a hacerlo aquellos empleadores con más de 5 trabajadores.
CARACTERÍSTICAS GENERALES Y ESPECÍFICAS DEL LIBRO DE REMUNERACIONES
- La información proporcionada a la Dirección del Trabajo a través del Libro de Remuneraciones Electrónica, sólo será utilizada en los fines de fiscalización; conciliaciones, mediaciones, ratificación de finiquitos, estadísticos, de estudios, etc. propios que la ley ha facultado a la Dirección del Trabajo.
- Dicho Registro constituye una obligación legal del empleador y, deberá mantener actualizada dicha información, dentro de los 15 días siguientes de producirse cambios en ella, ante imposibilidades técnicas para cumplir con la entrega del registro, es obligación del empleador solicitara a la Dirección del Trabajo, la certificación de dicha imposibilidad técnica dentro de as 24 horas siguientes al vencimiento del plazo para la entrega del registro.
- De acuerdo a lo establecido en el “Suplemento del Libro de Remuneraciones Electrónico”, éste corresponde a un libro de carácter contable, en que la información a declarar corresponde a gastos devengados, de carácter remuneracional o derivados de la existencia de la relación laboral.
- Es un registro anual, de declaración mensual y debe entregarse dentro de los 15 primeros días del mes calendario siguientes a aquel en que se verificó el pago de la remuneración.
- Dado su carácter contable, sus registros deben estar en concordancia con la normas internacionales de información financiera, en especial, los principios de devengado y empresa en marcha.
OBLIGADOS A LLEVAR EL LIBRO DE REMUNERACIONES ELECTRÓNICO
- La incorporación del artículo 515º del Código del Trabajo que, estableció la obligación de los empleadores de registrar en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo los datos y documentación, trajo como consecuencia que los empleadores con 5 o más trabajadores están obligados a informar este registro.
La obligación es, igualmente exigible, en el evento en que en algún mes del año comercial tenga menos de 5 trabajadores., sólo no será exigible si el número de trabajadores se reduce a “cero”. - La obligación del libro de remuneraciones electrónico y, su registro en el sitio de la Dirección del Trabajo, en razón de ser un libro contable que incide en el gasto por remuneraciones y el balance anual, debe efectuarse durante todo el año 2021, siendo los plazos los siguientes, según el mes en que fueron pagadas la remuneraciones:
- Pagadas en octubre del 2021, plazo, dentro de los primeros 15 días de noviembre del 2021;
- Pagadas en noviembre del 2021, plazo, dentro de los primeros 15 días de diciembre del 2021;
- Pagadas en diciembre del 2021, plazo, hasta el 17 de enero del 2022;
- Pagadas entre enero y septiembre del 2021, plazo dentro de los primeros 15 días de febrero del 2022.
EXCEPCIÓN TEMPORAL PARA SOSTENEDORES ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES REGIDOS POR EL CÓDIGO DEL TRABAJO
- Atendido que, como lo señala el “Suplemento”, la estructura del Libro de Remuneraciones Electrónico, constituye un sistema estandarizado de haberes y descuentos, en base al contrato de trabajo.
- Que, ciertas actividades, como la de los sostenedores de establecimientos educacionales, están sometidos a normas especiales respecto la declaración de sus gastos, en especial respecto los recursos asignados por el Estado y, teniendo además, en consideración, lo dispuesto por el artículo 46º letra a) del Decreto con Fuerza de Ley No 2 de 02.07.2010 del Ministerio de Educación, que ordena que todos los sostenedores que reciban subvenciones o aportes regulares del Estado deben rendir cuenta pública del uso de los recursos, estando sujetos a la fiscalización y auditoría de la Superintendencia de Educación, ratificado esto por lo dispuesto por el artículo 49º letra b) de la Ley No 20.529 y el Decreto Supremo No 469 de 20.01.2014 del Ministerio de Educación, sobre rendición de cuenta pública del uso de los recursos y, otras disposiciones de la Ley No 21.180 sobre Transformación Digital del Estado.
- El Dictamen en comento, establece que:
- Tratándose de los sostenedores de establecimientos educacionales regidos por el Código del Trabajo subvencionados o que reciban aportes del Estado, se suspende temporalmente la obligación de registro del LRE, sin perjuicio de que puedan en forma voluntaria efectuar la declaración.
La obligatoriedad del registro podría establecerse durante el año comercial 2022.
En el evento que estos empleadores, opten por no efectuar la declaración voluntaria del libro de remuneraciones electrónico, deberán estarse a las instrucciones del Servicio de Impuestos Internos, respecto al Libro Auxiliar de Remuneraciones y demás instrucciones de carácter tributario.
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Finalmente el Dictamen se refiere a aspectos de la Ley No 19.628 sobre tratamiento de datos personales, entregando la definición del vocablo y, citando la obligación que el inciso 3º del artículo 517º del Código del Trabajo exige a todo su personal, cual es el deber de guardar absoluta reserva y secreto de la información y de los datos personales que tomen conocimiento, debiendo abstenerse de usar dichos datos en beneficio propio o de terceros, considerando la infracción a esta norma como una conducta que vulnera gravemente el principio de probidad administrativa.
CONCLUSIONES NUMERUS, RESPECTO EL LIBRO DE REMUNERACIONES ELECTRÓNICO.
De acuerdo a lo establecido por el Dictamen:
• Para lo sostenedores de establecimiento educacionales regidos por el Código del Trabajo, subvencionados o que reciban aportes del Estado, se suspende temporalmente (hasta un mes del año comercial 2022 no establecido) la obligación del registro del Libro de Remuneraciones Electrónico, sin perjuicio de que puedan voluntariamente efectuar la declaración.
• Si estos empleadores, de establecimiento educacionales regidos por el Código del Trabajo, subvencionados o que reciben aportes del estado deciden no efectuar voluntariamente la declaración, deben estarse a las instrucciones del Servicio de Impuestos Internos respecto el Libro Auxiliar de Remuneraciones.
• Las menciones, columnas o ítems del “Libro Auxiliar de Remuneraciones”, están contenidos en el Decreto No 375, de 1969, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
• A nuestro entender, lo que se suspende temporalmente es el registro de dicho Libro de Remuneraciones Electrónico en el sitio de la Dirección del Trabajo, quienes opten voluntariamente por registrarlo, deben ceñirse a las normas de éste, el que contiene un sistema estandarizado de haberes y descuentos, en base al contrato de trabajo, el que no incluye las peculiaridades del grupo de empleadores en análisis.
• Ahora bien, quienes opten por no enviarlo ni siquiera voluntariamente, deben ceñir su registro a lo instruido para el “Libro Auxiliar de Remuneraciones”, contenido en el Decreto No 375, de 1969, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
