UNIFORMA FORMA DE REGISTRAR INGRESOS POR SUBVENCION
Fundamento
A través de Instructivo de fecha 23 de diciembre del 2020, el Departamento de Fiscalización de la Superintendencia de Educación, instruyó sobre la forma en que las organizaciones sujetas a su fiscalización, deben registrar los ingresos por subvenciones y la ejecución de los gastos e inversiones de estos ingresos.
Al respecto indica en su instructivo que los sostenedores registran de distintas formas estos ingresos por subvenciones y la aplicación de ellos a gastos e inversiones, generalmente como ingresos, gastos y activos, por lo que no se refleja en los estados financieros el saldo de las distintas subvenciones al cierre del ejercicio.
Agrega que, de acuerdo a la normativa legal vigente y en especial de la NIC 20 sobre “Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a revelar sobre Ayudas Gubernamentales”, ésta señala que los ingresos deben ser reconocidos al momento en que el servicio educacional se encuentra efectivamente prestado o devengado. De este modo, el ingreso estaría debidamente relacionado con el gasto y, además, los saldos de las cuentas de las subvenciones mostrarán contablemente los saldos que al término del ejercicio queden por rendir.
A objeto de cumplir con los objetivos expresados en el párrafo anterior, el “registro contable” que se instruye “crea” cuentas de pasivo pues, en concordancia con la NIC 20 los recursos transferidos por el Estado, generan una obligación del sostenedor y no significan un incremento patrimonial para la organización.
Procedimiento
El procedimiento contable que se instruye adoptar es el siguiente:
1. Se deben crear cuentas de pasivo por cada subvención que el sostenedor perciba, a modo de ejemplo:
• Fondos por Rendir Subvención General
• Fondos por Rendir Sep
• Fondos por Rendir Subvención Pro retención
• Fondos por Rendir Subvención PIE
• Fondos por Rendir Subvención de Mantenimiento
• Fondos por Rendir Subvención de Internado
• Fondos por Rendir Subvención de Refuerzo Educativo
• Fondos por Rendir FAEP
• Fondos por Rendir Otros Ingreso
Estas cuentas serán abonadas al momento de recibir en cuenta corriente los recursos transferidos por el Mineduc.
Ejemplo
El sostenedor recibe del Mineduc $ 20.000,- por concepto de Subvención General.
El asiento es
2. Los cargos a estas cuentas de pasivo serán registrados a medida que se devenga el gasto por concepto de la prestación de los servicios educativos, de esta manera se reconocerá el ingreso por subvención, cuando el servicio educacional efectivamente se haya prestado; llevando una correlación del ingreso y el gasto.
Ejemplos
El sostenedor paga adquisición equipo computacional por $ 9.000,- con recursos provenientes de la Subvención General.
El asiento es
El sostenedor adquiere y paga materiales (hojas, carpetas, etc.) por un valor de $ 3.000,- para ser usados en las tareas administrativas del establecimiento escolar que administra, los que financia con la Subvención General
El asiento es
3. Efectuado los asientos anterior, se debe reconocer el ingreso por la Subvención General atendido a que el gasto o la inversión se encuentra devengada. Lo anterior a objeto de correlacionar ingreso y gasto.
El primer asiento es:
El segundo asiento es:
La Superintendencia da la posibilidad al sostenedor de realizar el ajuste por los recursos no utilizados al cierre de cada ejercicio, esto es, con fecha 31.12.XX., advirtiendo que, la obligación es reflejar en el pasivo los saldos por rendir, los cuyos montos deberán ser idénticos a los que se muestren en la acreditación de saldos de la rendición y en la cuenta corriente bancaria que registra los ingresos, gastos e inversiones de las subvenciones entregadas por el Ministerio.
De este modo, en nuestro ejemplo, el único asiento por las operaciones de ajustes de saldos a fin de año, será el siguiente:
Análisis:
Un Balance y el correspondiente Estado de Resultados al término del registro o contabilización de las operaciones anteriores es el siguiente:
BALANCE
ESTADO DE RESULTADOS
Como se puede apreciar, el balance muestra que nuestro saldo en el banco es de $ 8.000,- valor que se corresponde con el saldo de la cuenta Fondos por Rendir Subvención General por $ 8.000,- que es el control que pretende la Superintendencia de Educación a través de su instructivo de fecha 22 de Diciembre del 2020.
Propuesta Numerus de Contabilización de saldos por subvenciones
Considerando:
Debido al funcionamiento de la plataforma Numerus Contabilidad y en virtud de los lineamientos definidos por el ente regulador (Superintendencia) el cual nos indica que reflejemos los saldos acreditados al término del periodo en forma de pasivo, Numerus propone mantener, registrar y controlar la cuenta “Fondos por rendir Subvención” que corresponde a una cuenta de Pasivo que mantendrá el saldo de la subvención correspondiente al finalizar cada año.
Para realizar lo anteriormente descrito, se debe realizar la operación de ajuste correspondiente, al 31 de diciembre de cada año, dejando expresamente los saldos efectivos por tipo de subvención en contabilidad que puedan ser declarados en el proceso de Acreditación de Saldos establecido por la Supereduc.
Procedimiento:
A modo de ejemplificar lo señalado anteriormente, proponemos un ejercicio para demostrar el tratamiento solicitado por el ente regulador con todas las partidas contables que proponemos realizar al cierre del periodo financiero, utilizando cuentas de ajuste al cierre del periodo.
Ejemplo Saldos por tipo de subvenciones año 2021
SALDOS POR SUBVENCIÓN
AÑO 2021
GENERAL $ 688.988
SEP $ 6.089.213
PIE $ 9.856.663
PRO-RETENCIÓN $ 2.314.390
TOTAL SALDOS 31.12.2021
$ 18.949.254
Numerus propone la utilización de la cuenta “Ajuste Saldo de Subvenciones del Ejercicio” que corresponde a una cuenta de resultados, que podrá ser utilizada para aumentar o rebajar el saldo de las subvenciones que se encuentra reflejado en las cuentas de pasivo correspondientes a los Fondos por Rendir de cada subvención y además, ajustará los Ingresos que fueron reconocidos por este concepto.
En el ejercicio propuesto, se deberá realizar el ajuste contable al cierre de los Estados Financieros 2021:
31.12.2021
Glosa: Provisión de los saldos financieros año 2021 por tipo de subvenciones.
En efecto, Numerus Contabilidad propone el registro contable descrito anteriormente, para reflejar los saldos acreditados en una cuenta de pasivo al año 2021, situación que deberá ser revisada al año siguiente procurando comparar el saldo que quedó registrado, con el del año en curso, realizando al finalizar cada periodo contable, los ajustes que correspondan por el diferencial, de tal forma que la cuenta “Fondo por Rendir Subvención” contenga el saldo final de la subvención.
Si cuenta con dudas sobre cómo realizar este ajuste o cómo reflejarlo en nuestro sistema de Contabilidad, no dude en contactarse con nuestro personal especializado que estará siempre dispuesto a entregarle la orientación que necesite.
FORMA DE REGISTRAR GASTOS NO ACEPTADOS
Finalmente, la Superintendencia instruye respecto el registro de los “Gastos No Aceptados a Firme”, entendiendo por tales aquellos que se detectan en un proceso de fiscalización ya sea, porque los respaldos documentarios no son los adecuados o son insuficientes, o bien, porque el desembolso no se ajusta a lo que permite la normativa.
El gasto no aceptado quedará a firme, una vez terminado el proceso de fiscalización si no se impugna la objeción. En el caso que se hayan presentado recursos, una vez notificada la resolución que mantiene el gasto como no aceptado, dando de este modo la razón a la Superintendencia de Educación.
