Por Rodrigo Guajardo, asesor de Numerus, experto en gestión de entidades educacionales

En nuestro rol de sostenedores de establecimientos educacionales, enfrentamos el constante desafío de dirigir y optimizar recursos para brindar un servicio educativo de máxima excelencia, garantizando el derecho a una educación de calidad para todos nuestros estudiantes.

Esta responsabilidad abarca múltiples áreas estratégicas: administración financiera, cumplimiento normativo, rendición de cuentas, operación institucional y convivencia escolar, además de promover buenas prácticas pedagógicas en el aula.

A nivel pedagógico, es bien sabido que la falta de planificación e improvisación resulta perjudicial. Cuando un docente improvisa, desmotiva a los alumnos, afecta la calidad del proceso de enseñanza-aprendizaje y genera sobrecarga laboral innecesaria. Este mismo principio aplica directamente a la gestión administrativa y financiera de las instituciones.

Sin embargo, es habitual observar cierto grado de improvisación financiera en la toma de decisiones. Gestionar los recursos sin una herramienta o planificación estructurada expone a la institución a riesgos operativos, inconsistencias en las rendiciones e ineficiencia en el uso del presupuesto.

Considerando que los ingresos dependen de variables proyectables (como matrícula y asistencia promedio) y que gran parte de los costos son recurrentes, es totalmente factible—y necesario—planificar la gestión financiera con al menos un año de anticipación. Una proyección clara provee información oportuna para tomar decisiones estratégicas en contratación de personal, proyectos de infraestructura y priorización de necesidades.

En contextos de alta incertidumbre—impulsados por presiones inflacionarias, contingencias operativas o exigencias legales como la protección de datos personales y normativas de la Superintendencia de Educación—la optimización presupuestaria se vuelve indispensable para asegurar la sostenibilidad del proyecto educativo.

El concepto de presupuesto no es ajeno a nuestra gestión, la ley de Presupuestos 2026 asigna más de 5,8 billones en subvenciones educacionales al “sector privado”, esto es, a colegios particulares subvencionados y de administración delegada. Como podemos ver, nuestra principal fuente de ingresos nace de un presupuesto.

La normativa legal, específicamente el artículo 3º de la Ley de Subvenciones, encomienda al sostenedor la administración eficiente de los recursos para el cumplimiento exclusivo de los fines educativos. Lograr este objetivo requiere pasar de una gestión reactiva a un modelo proactivo impulsado por la tecnología.

Pasos clave para la estructuración del presupuesto

Para formular un presupuesto financiero sólido, se deben contemplar los siguientes pasos fundamentales:

• Definición de objetivos institucionales: Establecer prioridades claras y metas financieras cuantificables para el próximo periodo.
• Análisis de la base histórica: Evaluar los ingresos por cada subvención y consolidar los gastos operativos, de recursos humanos e inversiones.
• Proyección de variaciones: Considerar reajustes salariales, modificaciones en asistencia promedio, fluctuaciones de costos y cambios en la carga horaria.
• Control de desviaciones y ajustes: Monitorear continuamente la ejecución presupuestaria para realizar correcciones oportunas.

Tecnología al servicio de la planificación

La planificación presupuestaria requiere información ordenada, trazable y disponible para tomar decisiones oportunamente. En este sentido, la tecnología puede cumplir un papel relevante, no para reemplazar el análisis de quienes gestionan el establecimiento, sino para facilitarlo.

En nuestra experiencia desde Numerus, contar con herramientas que permiten estructurar el presupuesto, proyectar ingresos y gastos y hacer seguimiento a su ejecución facilita una mirada más integrada de los recursos disponibles, poniéndolos al servicio de las verdaderas prioridades del establecimiento.

Una de sus principales ventajas es poder trabajar sobre una base histórica y estandarizada, reduciendo el trabajo manual asociado a la elaboración de proyecciones. A esto se suma la posibilidad de visualizar, durante el año, cómo evoluciona la ejecución presupuestaria respecto de lo planificado, identificar desviaciones y contar con información para evaluar oportunamente si es necesario ajustar una decisión o reasignar recursos.

También permite visualizar los recursos asociados a cada prioridad o proyecto y contar con una base más ordenada para hacer seguimiento a sus resultados. Desde esta perspectiva, la tecnología no sustituye la gestión: entrega mejores antecedentes para que quienes toman las decisiones puedan hacerlo con mayor información y anticipación.

Lo mismo ocurre con el cumplimiento de las obligaciones del sostenedor. Una planificación ordenada y decisiones tomadas con mayor anticipación pueden reducir la probabilidad de incumplimientos asociados a la premura y facilitar el seguimiento de los recursos y sus respectivos destinos.

A pesar de que en un comienzo puede implicar un mayor esfuerzo —especialmente cuando se trata de instalar una metodología de trabajo—, a largo plazo una gestión presupuestaria ordenada permite optimizar tiempos, anticipar necesidades y favorecer un mayor alineamiento entre las decisiones financieras y las prioridades del proyecto educativo.

La importancia de este tema nos ha llevado también a preparar un espacio de profundización para la comunidad educativa. Este 20 de octubre desarrollaremos, desde Numerus, un webinar abierto sobre planificación y control presupuestario, pensado especialmente para directivos y sostenedores que buscan abordar este proceso con mayor anticipación y herramientas concretas. Les invitamos a inscribirse y participar.